1. Що таке бухгалтерський облік?
2. Порада від експерта
3. Звіт про прибутки та збитки
4. Бухгалтерський баланс
5. Моніторинг грошових потоків
6. Зменшення грошового потоку за допомогою факторингу
7. Візьміть до уваги податкове зобов'язання
8. Створити план рахунків
9. Як управляти нарахуванням заробітної плати
10. Ти знав?
11. Використовуйте програмне забезпечення на основі хмари
12. Наймайте заочного бухгалтера
13. Зробити точні прогнози доходів
14. Налаштуйте ключові показники
15. Отримайте фотографію своєї компанії за допомогою інформаційної панелі
16. Приклад панелі

Що таке бухгалтерський облік?

Бухгалтерський облік - це просто спосіб відстеження, моніторингу та управління кожною фінансовою операцією або подією. Це "пульс" вашого бізнесу.

Коротше кажучи, це дає вам контроль над своїм бізнесом. У будь-який час ви маєте ручку:

• Дебіторська заборгованість - це гроші, що надходять і що залежать від бізнесу
• Зобов'язання - гроші, які ви зобов'язані, що виходять з бізнесу

Щомісяця потрібно подавати мінімум два документи:

• Звіт про прибутки та збитки
• Бухгалтерський баланс

Порада від експерта

“Якщо ви збираєтеся створити систему бухгалтерського обліку вперше, то кашляйте кілька доларів і залучайте CPA. Він або вона проконсультує Вас щодо необхідних рахунків. Таким чином, ви можете бути впевнені, що це зроблено правильно, і система зросте разом з вашою компанією. Пам'ятайте - робити те, що ви робите краще, і залучати експертів, щоб робити те, що вони роблять найкраще.

- Генні знаки , CPA та власник бізнесу

Звіт про прибутки та збитки

Як правило, витрати на прибутки та збитки базуються на нарахуванні. Тобто кожен щомісячний звіт про прибутки та збитки відображає те, що ви продали не те, що ви насправді отримали. Це більш точне відображення вашої діяльності. Вона згладжує мінливість коли ваші клієнти можуть платити вам. Цей простий звіт на кінець місяця показує, які доходи ви продали в попередньому місяці, і витрати, які ви понесли. Різниця дає вам прибуток або збиток за цей місяць.

Бухгалтерський баланс

Тут ви отримаєте уявлення про фінансовий стан вашої компанії. Ви включаєте:

• Активи - грошові кошти, які у вас є, плюс дебіторська заборгованість за рахунок бізнесу
• Зобов'язання - те, що ви зобов'язані, включаючи погашення кредиту та оплату рахунків
• Акції - ваші чисті активи за вирахуванням ваших чистих зобов'язань

Моніторинг грошових потоків

Третій фактор, який слід враховувати, - це грошовий потік, який говорить вам, коли гроші приходять або виходять з бізнесу.

• Дебіторська заборгованість - якщо ви берете готівку на продаж, то вона там. Якщо ви виставляєте рахунки клієнтам, ви можете зачекати 30, 60 або 90 днів, щоб отримати платіж.
• Зобов'язання - ви повинні знати, коли майбутні виплати кредиту або рахунки за постачання повинні. Ваші постачальники можуть давати кредит на 30 днів або більше.

Звіт про рух грошових коштів відрізняється від вашого щомісячного звіту про прибутки та збитки. Це дає чітку і реальну картину здоров'я вашого бізнесу.

Ви можете мати на папері, мабуть, хороший бізнес, але це не має сенсу, якщо в банк немає грошей. Якщо ви продаєте велику частину одному клієнтові, і вони затримують свої платежі, ваш звіт про витрати може виглядати добре, але ваш звіт про рух грошових коштів може не бути. Це ключовий монітор життєздатності вашої компанії.

Правило № 1: Ніколи не втрачайте гроші. Правило № 2: Не забувайте правило № 1. Уоррен Баффет, американський інвестор

Зменшення грошового потоку за допомогою факторингу

Один із способів поліпшити грошовий потік - це розрахунок рахунків-фактур. Факторинг - це просто вид кредиту, який підтримується заставними рахунками. Наприклад, ваш банк або компанія комерційного кредитування може визнати, що у вас є $ 250,000 дебіторської заборгованості. Вони можуть погодитися дати вам позику до певного відсотка - скажімо 80% або $ 200,000 - вашої загальної дебіторської заборгованості. Кредитор може взяти на себе відповідальність за збирання цих рахунків. Вони дадуть вам кредитну лінію до цієї суми до тих пір, поки вона не перевищить 80%. В обмін на цей кредит вони отримають плату, подібну до відсотків за стандартним банківським кредитом. Однак, переконайтеся, що ви розумієте, які фактичні витрати будуть, як факторингові збори можуть бути високими.

Вони можуть віддавати перевагу збиранню від якісних бізнес-клієнтів, де кількість рахунків менша, а рахунки-фактури - вищі, ніж продажі споживачам.

Якщо у Вас виникли запитання, уважно ознайомтеся з умовами та умовами та зверніться до юриста за порадою.

Візьміть до уваги податкове зобов'язання

Як ми пояснили в розділі, присвяченому юридичним питанням, податкові зобов'язання можуть потрапляти або на фізичну особу, або на компанію, залежно від вашої структури.

Зверніться до IRS та вашого бухгалтера щодо вимог щодо статусу та податкової звітності.

Створити план рахунків

Найпростіший спосіб записувати та відстежувати свої транзакції - це налаштування графіка облікових записів.

• Створіть електронну таблицю або скористайтеся онлайновою службою або програмним пакетом, таким як Quickbooks. Ми настійно рекомендуємо йти по шляху програмного забезпечення. Вони мають "хмарну" послугу, де можна сплачувати доступну абонентську плату.
• Розміщувати окремі операції у відповідну категорію доходів або витрат. Об'яви на Facebook записуються в "Маркетинг", ваш мобільний рахунок "Телеком" і так далі.
• Введення транзакцій на щоденній або щотижневій основі.

Для отримання доходу покажіть різні потоки доходів для продуктів, послуг та інших джерел доходу, щоб можна було порівняти продажі в кожній категорії.

До витрат відносяться такі речі, як оренда, зарплата та податки, маркетинг, страхування та професійні послуги.

Як управляти нарахуванням заробітної плати

Нарахування заробітної плати може бути однією з найбільш вимогливих областей для відстеження та управління через змінні для кожного працівника та вимоги щодо звітування про податкові зобов'язання.

Для кожного співробітника необхідно відняти всі відповідні податки роботодавця та працівників. Залежно від розміру вашої компанії та інших міркувань, вам потрібно буде перерахувати ці суми до федерального уряду, а також до вашого державного агентства. У деяких випадках, можливо, доведеться повідомити декілька станів.

Нарахування заробітної плати може зайняти багато часу і відволікати вас від ведення бізнесу. Знову ж таки, тут ми настійно рекомендуємо вам залучати послуги постачальника заробітної плати Paychex . Вони сплачуватимуть заробітну плату безпосередньо на банківські рахунки ваших співробітників, здійснюватимуть всі необхідні грошові перекази до уряду та оброблятимуть всі звіти.

ПОРАДА - Якщо ви робите два або більше заробітних плат на місяць, ви можете зменшити витрати, виконуючи щомісячну або альтернативну тиждень оплати праці. Але, якщо у вас є співробітники, які залежать від щотижневої зарплати, це може бути не практично.

Ти знав?

JP Morgan, після закінчення школи, отримав свою першу роботу на Уолл-стріт як молодший бухгалтер. Через п'ять років він заснував власну компанію.
-Колорадо Товариство СРА

Використовуйте програмне забезпечення на основі хмари

Щоб спростити завдання бухгалтерського обліку, отримайте систему обліку програмного забезпечення як послуги (SaaS), як QuickBooks. Вони доступні, прості у використанні і надають вам всі можливості для запису, звітування та аналізу ваших операцій.

Наймайте заочного бухгалтера

Ви також можете звільнити свій час, наймаючи бухгалтера на неповний робочий день пару годин на тиждень, щоб піклуватися про свої регулярні рахунки. Бухгалтер може використовувати вашу систему SaaS для введення даних, виконання звітів і роботи з постачальниками заробітної плати та інших зовнішніх організацій.

Не використовуйте дипломований бухгалтер для щоденної роботи. Вони коштують дорожче, ніж бухгалтери - зберігають свої послуги для рахунків на кінець року, податкові декларації або коли вам потрібна порада.

Зробити точні прогнози доходів

Зрозуміло, що вам потрібно записати всі ці операції, але що ви збираєтеся робити з цією інформацією. Розуміючи та аналізуючи цифри, ви можете отримати чітке уявлення про те, як працює ваш бізнес.

Ми раніше обговорювали прогнози надходжень у цьому посібнику. Переконайтеся, що у вас є точні, реалістичні цифри для майбутніх місяців, кварталів і років.

Налаштуйте ключові показники

Прогнози доходів - це лише один із способів, який можна визначити, якщо ваш бізнес розвивається. Чи ти знаєш?:

• Скільки людей відвідують ваш веб-сайт
• Ваша середня вартість продажу
• Вартість Вашого товару
• Скільки клієнтів у вас є кожен день
• Вартість придбання нових клієнтів
• Ваш середньомісячний прибуток або збиток

Ця інформація є життєво важливою для здоров'я вашого бізнесу. Це допомагає приймати обгрунтовані рішення, щоб ви могли знизити витрати, збільшити продажі та розширити свій бізнес.

Отже, зробіть список найважливіших для вашого бізнесу показників. Вони часто називаються ключовими показниками ефективності (KPI).

Валова маржа - одне з найважливіших вимірів. Вона вказує, скільки грошей залишилося після вирахування всіх пов'язаних витрат для створення продажу вашого продукту або послуги.

Якщо ваш дохід становить 60 000 доларів на місяць, а ваші витрати на товар становлять 30 000 доларів, ваша валова маржа становить 50%. Це здоровий показник. Якщо вона знизиться до 10 або 20%, у вас можуть виникнути проблеми, тому що може не вистачити коштів для маркетингу та операцій вашого бізнесу, не кажучи вже про прибутки.

Слідкуйте за цими показниками та порівнюйте їх з показниками вашої галузі. Показники можуть бути різними для підприємств роздрібної торгівлі, виробництва або онлайн.

Вимірюйте, що має відношення до вашого бізнесу та регулярно відстежуйте їх. Переконайтеся, що ви не споживаєтесь "над відстеженням". Замість цього створіть процедуру щомісячної, щоквартальної та щорічної звітності.

Отримайте фотографію своєї компанії за допомогою інформаційної панелі

Один із способів отримати всебічну картину вашого бізнесу і заощадити дорогоцінний час - це використання приладової панелі. Це корисне та візуальне уявлення про ключові показники ефективності вашого бізнесу.

Цей тип модуля зазвичай можна знайти у популярних програмних пакетах обліку. Нижче наведено приклад панелі інструментів QuickBooks Online Plus.

Приклад панелі