1. Що таке бізнес-процес? Бізнес-процес - це алгоритм виконання певних дій для отримання заданого результату....

Що таке бізнес-процес?

Бізнес-процес - це алгоритм виконання певних дій для отримання заданого результату.

В Бітрікс24 бізнес-процеси - це маршрути, слідуючи за якими, досягається потрібна мета. Це може бути укладання угоди, оформлення договору, виписка рахунку, прийом замовлення і т.д., тобто процеси, які зазвичай протікають в компаніях.

Існують також і автоматизовані бізнес-процеси. В Бітрікс24 вже закладена не тільки послідовність дій, але і можливість управління ними. Таким чином, в результаті автоматизації бізнес-процесу співробітнику не потрібно знати і пам'ятати затверджений керівництвом регламент дій - йому автоматично ставляться завдання і завдання для виконання, щоб досягти необхідну мету.

Найбільш часто зустрічається в компаніях процес - це «Оформлення договору».

Для автоматизації його за допомогою Бітрікс24 необхідно виконати текстову формалізацію процесу з урахуванням його протікання саме у вашій компанії:

(Наприклад)

1. Менеджер компанії готує договір з клієнтом.
2. Договір узгоджується з керівником відділу. Якщо керівник не погодив, то менеджер повинен його виправити. Якщо погодив, то наступний крок.
3. Умова. Якщо сума договору більше 15000 руб., То бухгалтер вносить додаткове умови в договір. Якщо менше, то доп умови вносити не потрібно.
4. Договір узгоджується з юристом. Якщо юрист не погодив, то менеджер повинен виправити договір. Якщо погодив, то наступний крок.
5. Підписання договору у директора.
6. Відправка менеджером договору поштою клієнту.
7. Реєстрація підписаного клієнтом екземпляра (записуються дані, коли отримано договір).

Потім графічна формалізація:

Важливо!

• Формалізація - дуже важливий елемент. Без виконання цього пункту виникає багато проблем. Якщо на цьому етапі зроблені помилки, то далі все дії можуть виконуватися неправильно. Формалізація дозволяє на наступних етапах реалізовувати конкретний процес, а не займатися одночасно його продумуванням і реалізацією.
  
• Чи не намагайтеся продумати і прописати абсолютно всі дії бізнес-процесів. Якісь дії можна об'єднати і робити спільними, маючи на увазі зміст в них 2-3 піддією. Це допоможе зробити простіше процес формалізації та графічного представлення.
  
• Для графічної формалізації процесу можна використовувати як спеціально розроблені для цього програми, так і редактори типу visio, power point, але це не так важливо. Головне - візуалізувати.
  
• Обов'язково потрібно позначити рамки процесу - неможливо описати всі дії, які потрібно виконати (такі дії як взяти ручку, підписати договір і т.д. опускаються)
  

У Бітрікс24 бізнес-процеси знаходяться в різних розділах і зроблені для різних сутностей:

• лід;
• Контакт;
• компанія;
• Угода;
• Список і тд.

Для цього потрібно відкрити вкладку «список», потім «загальний диск». У правому верхньому куті знаходиться «шестерня налаштувань». Там є розділ «настройка бізнес-процесу», який необхідно активувати. Для цього, ставиться галочка в необхідному розділі. Потім знову натиснути шестерню в правому верхньому куті, де з'являться «бізнес-процеси». Тут можна створити будь-які бізнес - процеси. Також це можна зробити, якщо зайти в розділ «загальний диск», далі «процеси в стрічці». Тут є кілька типових процесів, які автоматично встановлюється при створенні порталу. І, звичайно ж, завжди можна створити новий бізнес-процес. Є розділ «шаблони бізнес-процесів», де можна подивитися вже існуючі або створити нові.

Як запустити бізнес-процес?

Вид запуску (по створенню або зміни документа) завжди можна вибрати самостійно.

• автоматично (залежно від налаштувань):
  1. Коли створюється документ. Як тільки документ створився, відразу запускається бізнес-процес по його обробці, далі призначаються дії, завдання співробітникам, яким необхідно щось зробити, щоб обробити документ.
  2. Коли документ змінюється. При будь-яких змінах в документі, також запуститься бізнес - процес.

• вручну (користувачем):
  У випадках, коли є необхідність відредагувати щось в документі, з яким працює бізнес процес, то можна відключити автоматичний запуск, відредагувати необхідні поля і тільки тоді примусово запустити бізнес-процес.

Як це реалізується?

Щоб це було можливо, необхідно вказати початкові параметри запуску (знадобляться права адміністратора).

У «живий стрічці» знайдіть пункт «процеси», далі «заяву на відпустку», потім використовуючи в правому верхньому куті шестерінку налаштувань виберіть параметри бізнес - процесу

Після того, як бізнес-процес запустився, його можна побачити в «Живий стрічці».

У керівника в цей момент з'являється повідомлення, що необхідно прийняти / відхилити заяву на відпустку.

Крім цього в розділі «бізнес-процеси» є пункт «завдання бізнес-процесу», де можна побачити, що постало завдання, яке необхідно виконати. Справа можна відкрити його в окремому вікні і перейти до документа.

Після того як відпустку узгоджується повідомлення зникає.

Потім, можна спостерігати, що документ просунувся далі для затвердження:

Важливо!

• В основному меню, в розділі «всі активні», знаходиться список всіх бізнес-процесів, які виконуються на даний момент. Там же можна відстежити, на якому етапі перебуває конкретний бізнес-процес.
• Процеси, які запускав сам співробітник відображаються в розділі «Мої процеси».

Після того, як заяву схвалено, бізнес-процес завершується. У ініціатора в розділі «всі активні», а в розділі «поточні» можна побачити, що бізнес - процес завершений, відпустку оформлений.

Важливо!

• Обмежень по користувачах, які можуть брати участь в процесі немає. Головне, щоб вони були заведені в системі Бітрікс24.
• Щоб бізнес-процес відображався в «живій стрічці», необхідно при його створенні поставити галочку «відображатися в стрічці».

Як реалізується бізнес-процес в Бітрікс24 за допомогою редактора бізнес-процесу і дій?

Розберемося на прикладі завдання "Змінити типовий бізнес-процес« Заява на відпустку »"

Для цього необхідно:

1. додати повідомлення користувачам, що бізнес-процес запустився і завершив роботу. Щоб його ініціатор міг відстежити, на якому етапі виконання знаходиться бізнес-процес,
2. виправити позицію «бухгалтер» на «фахівець відділу кадрів»,
3. додати користувачеві завдання «Здати поточний звіт» (тільки після здачі поточного звіту керівник зможе вирішити: схвалити співробітнику відпустку чи ні).

Для виконання цих операцій можна використовувати «Дизайнер бізнес - процесів»

Вгорі знаходиться контекстна панел ь, де можна налаштувати проектор бізнес-процесу, потім основне поле, в якому створюється шаблон. Він складається з окремих дій, які можна налаштовувати. Для настройки кожної дії є шестерня налаштувань, яка викликає вікно з настройками.

З правого боку знаходиться панель, де наведені основні дії, які можна використовувати.

Важливо!

• Після виконання важливих дій обов'язково натискайте кнопку Зберегти.
  

Кожна дія має свої настройки, які необхідно заповнити.

Це можна виконати як вручну, так і вибирати з наявних значень, використовуючи кнопку «крапки»

Додавання умови в бізнес-процес

Щоб виконати умову перед відпусткою «Здати поточний звіт» необхідно використовувати дію «Завдання». Коли це дію встановлено, його потрібно налаштувати. Для цього натискаємо шестерінки налаштувань і у вікні, вводимо параметри:

• «Завдання: здати поточний звіт»,
• «Зупинити процес на час виконання завдання».

• При виборі «Так», бізнес-процес зупиняється, тобто співробітник повинен спочатку здати поточний звіт, і тільки потім почнуть оформлятися документи на відпустку,
• «Назва завдання» - «здати поточний звіт»,
• в розділі «установник поточного завдання» задається відповідальний - співробітник, який йде у відпустку, «зберегти».

У «живий стрічці», в правому верхньому куті, з'являється значок «повідомлення», який повідомляє про те, що запущений бізнес-процес «оформлення відпустки». У завданнях у співробітника з'являється нове завдання «здати поточний звіт». Тобто, щоб документи з відпуску почали оформлятися, співробітнику необхідно здати поточний звіт, і тільки тоді керівник може прийняти рішення про те схвалити відпустку чи ні. Співробітник виконує завдання, натискає кнопочку «завершити». Далі бізнес-процес йде також, як розглядали до цього.

На перший погляд складання власного бізнес-процесу може здатися складним завданням, але, якщо слідувати інструкціям, все не так страшно.

Перш ніж починати складання бізнес-процесу краще потренуватися на папері або пк. Наприклад, спробуйте формалізувати ситуацію, коли клієнт звертається на ваше підприємство для замовлення продукції.