1. Нові економічні умови
2. Крок 0. Ідея
3. Крок 1. Створюємо єдиний електронний каталог товарів
4. Крок 2. Створюємо систему резервування товару
5. Крок 3. Удосконалюємо систему транспортування товару
6. висновок

Авер'янов Олексій, Внедренческий центр «ІНФОСОФТ» - 08.09.2009

Чи можна зменшити рівень товарних запасів, уникнувши скорочення асортименту? Як вивести на ринок нові товари та не допустити утворення «неліквідів»? Як максимально використовувати можливості сучасних інформаційних систем для оптимізації оборотних активів компанії? У даній статті ми спробуємо знайти відповіді на ці та інші питання.

Нові економічні умови

Ринкові умови, що склалися на російському ринку за останній рік, змусили багато компаній переглянути свою стратегію управління оборотними активами. Якщо раніше, використовуючи недорогі короткострокові кредити, можна було дозволити собі фінансувати не тільки поточну діяльність, а й проекти, спрямовані на розвиток підприємства, то сьогодні в умовах обмеженого доступу до кредитних ресурсів на перше місце постає питання забезпечення мінімально необхідного рівня ліквідності і платоспроможності компанії, тобто елементарного виживання. Про проекти розвитку доводиться забути до кращих часів. Як то кажуть: "Не до жиру - бути б живу". І все це - на тлі загального падіння купівельного попиту по багатьом галузям економіки. Зрозуміло, що в такій ситуації багато компаній змушені знижувати свою ділову активність, обсяги продажів і виробництва - в загальному, скорочувати оборотні активи, "вилучаючи" з обороту такі необхідні сьогодні вільні грошові кошти.

Багатьом довелося переглянути своє ставлення до дебіторської заборгованості, короткострокових фінансових вкладень, мінімального запасу вільних грошових коштів. Однією з вимушених заходів також стало скорочення товарних запасів торгових компаній. Звичайно, здорово, якщо зниження товарних запасів відбувається за рахунок їх оптимізації і зниження періоду оборотності. А що якщо необхідність скорочення товарних запасів призводить до зменшення асортименту? Адже зрозуміло до чого це може привести завтра - до зниження обсягів продажів у порівнянні з минулими періодами. І це зараз, коли покупці стали менш активними і широкий асортиментний ряд є одним з ключових факторів, що дозволяють утримати рівень продажів на прийнятному рівні.

Природно, універсальних рецептів немає і для кожної галузі будуть свої рекомендації. А кожної компанії необхідно буде вибрати або виробити відповідні саме для неї заходи, спрямовані на адаптацію до нових економічних умов. Тому підходи, описані в рамках даної статті, теж не є універсальними і єдино вірними, а будуть корисними лише певному колу торговельних компаній.

Основною діяльністю компаній, про які далі піде мова, є оптова та / або роздрібна торгівля товарами не щоденного попиту, до яких відноситься меблі, побутова техніка, електроніка, комп'ютерна техніка та ін .. Продаж товарів такі компанії, як правило, здійснюють через мережу територіально розподілених магазинів, відділів продажів або за допомогою оформлення замовлень через Інтернет з подальшою доставкою. Це може бути мережа магазинів або салонів, розташованих в одному місті чи області або навіть філії в різних регіонах. Важливою відмінністю таких компаній є те, що вони неодноразово можуть перерозподіляти товарні запаси між підрозділами без істотних наслідків для прибутку від їх реалізації. Тобто витрати на транспортування товарів з одного підрозділу в інший є незначними в структурі витрат на продаж і повністю покриваються в разі успішної реалізації товару в іншому підрозділі.

І так, коло компаній, яким будуть адресовані наші рекомендації, визначено. Подивимося, що ж з ними відбувається в умовах кризи. А то ж, що і з усіма - знижується обсяг продажів (нагадаємо, асортимент в основному складають товари неежедневного попиту, без яких можна обійтися), збільшуються неплатежі клієнтів, стають менш доступними кредити і відстрочки постачальників. Як вимушених заходів компанії посилюють ставлення до дебіторської заборгованості, змінюють цінову політику, знижують асортимент ... А ось тут стоп! Тут ми підемо в іншому напрямку - знизимо рівень товарних запасів, а завдяки цьому визволимо додаткові кошти на розвиток. При цьому асортимент ми знижувати не будемо, а навіть навпаки, спробуємо його розширити. Не вірите - читайте далі!

Крок 0. Ідея

Це навіть не крок, а підготовчий етап, на якому ми розуміємо, яким чином будемо вирішувати поставлену нами настільки амбітне завдання. І рішення досить просте, як і все геніальне - ми фокусуємо асортимент компанії в кожному конкретному магазині. Тобто ми не намагаємося уявити весь асортимент в кожному продає підрозділі, а розміщуємо одну частину асортименту в одному магазині, іншу частину в іншому, третю частину в третьому і т.д. Частково асортимент може перетинатися по групах найбільш ходових товарів. Що ж стосується продажу, то ми активно продаємо весь асортимент в будь-якому магазині. Ми просто "стираємо" кордону і відстані між підрозділами, пам'ятаючи, що отримаємо достатній прибуток, незалежно від того, потрібно буде перевозити зайвий раз товар з одного магазину до іншого, чи ні. Головне - це продати товар клієнтові, надавши йому максимально широкий асортимент і підібравши найбільш підходящу для нього модель.

Ось воно і рішення - знижуємо запаси і розширюємо асортимент. Ми просто не веземо по одному червоному і одному синьому шафі в кожен магазин, а веземо червоний шафа в один магазин, синій в інший, а зелений в третій. І в будь-якому з магазинів з радістю продамо будь-який з шаф і навіть доставимо при необхідності покупцеві. Ось і вся ідея. Інші кроки містять вже нюанси реалізації даної ідеї на практиці.

Але тут відразу необхідно застерегти від крайності. Даний спосіб підходить тільки для товарів групи «B» і «C» (відповідно до ABC-класифікації), товари же групи «А» повинні бути представлені у всіх магазинах. Іншими словами, не варто «розмазувати» по магазинам той товар, який і так успішно буде проданий в будь-якому з них. А необхідно зосередити зусилля на оптимізації запасів товарів, в продажу яких за прийнятний термін ми не дуже впевнені. Тому описуваний спосіб повинен використовуватися спільно з ABC- XYZ- аналізами продажів і бути направлений на групи товарів, попит на які носить нестійкий і непостійний характер.

Крок 1. Створюємо єдиний електронний каталог товарів

Ось тут нам на допомогу прийдуть вже технічні засоби: Інтернет, відповідне програмне забезпечення, послуги фахівців з розробки та впровадження відповідних систем. На цьому кроці ми створюємо єдиний інформаційний простір між усіма відділами продажів, а саме - електронний каталог товарів, доступ до якого мають продавці всіх підрозділів в режимі «реального часу». Доступ до каталогу в режимі «реального часу» - це найважливіша складова даного кроку. В іншому випадку корисність даного інструменту знижується в кілька разів.

Давайте перерахуємо, які функції повинні бути у електронного каталогу товарів.

По-перше, це докладний опис всіх товарів, які продаються у всіх підрозділах компанії. В каталозі дуже важливо мати опису всіх суттєвих споживчих властивостей товару. Також непогано додати в каталог фотографії або інші зображення представлених моделей. Для продавця-консультанта або співробітника відділу продажів повинна бути доступна максимально докладна інформація про товар, де б він не знаходився, інакше він просто не буде продавати моделі, які знаходяться в інших магазинах, так як у нього немає можливості «помацати товар руками» і продемонструвати його клієнту.

По-друге, в каталозі повинні бути доступні актуальні ціни на всі товари. Найкраще, щоб у всіх магазинах діяла єдина цінова політика.

По-третє, для кожного товару в каталозі обов'язково повинна міститися актуальна інформація про вільні залишки (не обіцяв і не зарезервованих для інших покупців) у всіх магазинах, включаючи поточний магазин. Тобто продавець-консультант повинен мати можливість оперативну отримувати і бачити інформацію про те, який товар, в якій кількості і в якому магазині в даний момент часу доступний для продажу. При цьому важливо організувати цю інформацію максимально зручно для продавця-консультанта. Наприклад, по всій Директорії може бути організований у вигляді ієрархічного довідника, де в списку товарів присутні колонки з ціною, вільним залишком товару в поточному магазині і у всіх магазинах. Далі, при виборі конкретної позиції в каталозі продавець-консультант може бачити докладний опис товару, фотографії, вільні залишки у всіх магазинах і іншу важливу інформацію.

Ще раз хочеться зробити акцент на зручності роботи з електронним каталогом, а також на актуальності міститься в ньому інформації. Особливо це стосується вільних залишків товарів, - вони повинні бути дійсними «на зараз». Інакше жоден продавець-консультант не буде впевнено продавати товар, наявність якого в каталозі відповідає фактичним залишком лише з ймовірністю в 50%.

Найкраще, якщо електронний каталог товарів є частиною єдиної інформаційної системи управлінського обліку компанії, в якій інформація про надходження, продажу та інші зміни стану товару оновлюється автоматично при оформленні відповідних операцій на складах, в магазинах, в бухгалтерії і інших підрозділах. Мало того, в сучасних умовах взагалі мало можливою представляється організація єдиного електронного каталогу товарів в режимі «реального часу» окремо від інформаційної системи управлінського обліку.

Крок 2. Створюємо систему резервування товару

Користь від створеного нами електронного каталогу товарів буде невелика, якщо будь-який продавець-консультант не зможе зарезервувати товар для свого покупця і при цьому не буде забезпечена своєчасна доставка товару в поточний магазин або безпосередньо клієнтові. Тому на даному етапі ми займемося створенням системи резервування товару.

Створений нами електронний каталог, вже який об'єднав усі наші магазини і відділи продажів, повинен дозволяти оперативно резервувати будь-який товар, що знаходиться на будь-якому з складів компанії. Хоча тут можуть бути певні правила, що не дозволяють резервувати ряд товарів або працювати з деякими складами, але ми їх залишимо за межами цієї статті. У цьому випадку дійсно стане можливою продаж моделей, які знаходяться в інших магазинах, і продати їх буде не набагато складніше, ніж відпустити зі свого відділу. Продавець-консультант зможе не просто побачити залишки товарів по всіх відділах і намагатися домовитися усно, щоб товар відклали для його клієнта, а він зможе самостійно в кілька дій «відзначити» цей товар як уже зайнятий і бути впевненим, що його доставлять протягом певного терміну і не продадуть по дорозі іншому покупцеві.

Бажано, щоб для резервування був доступний не тільки той товар, який знаходиться на складах і в магазинах компанії, але також і той, який перевозиться з одного магазину до іншого. Це особливо важливо, якщо транспортування товарів займає тривалий час, а середня маса вільних залишків, які перебувають «в дорозі» між магазинами, становить істотну частку в загальних товарних запасах компанії.

На цьому кроці важливо забезпечити дотримання двох правил. По-перше, процедура резервування товару, як і скасування встановлених раніше резервів, автоматично повинна приводити до оновлення інформації про вільні залишки в електронному каталозі товарів, забезпечуючи тим самим його актуальність. По-друге, продаж товарів у всіх відділах компанії повинна здійснюватися тільки з вільних залишків, що не зарезервованих для інших клієнтів в магазині, в якому здійснюється резервування, або з інших магазинів. Тобто всі продавці-консультанти при резервуванні товарів повинні спиратися не на фактичні залишки на складі, а на вільних залишки за даними електронного каталогу.

Але в цьому місці криється дуже небезпечна пастка, яка полягає в тому, що співробітники можуть почати зловживати з'явилася можливістю резервувати товар. В результаті ми можемо отримати досить високу частку резервів в загальній масі товарних запасів, і лише мала частина з них буде приводити до реальних продажах. Тому тут дуже важливо продумати тимчасові нормативи знаходження товару в резерві (наприклад, нормативи, прив'язані до оплати товару покупцем), при перевищенні яких зарезервований товар автоматично ставати вільним. Також слід регулярно порівнювати середню частку резервів, середня кількість товарів на складах і продажу за період, а також регулярно переглядати встановлені тимчасові нормативи.

Крок 3. Удосконалюємо систему транспортування товару

Після того, як ми створили електронний каталог товарів, який об'єднав усі наші магазини в одну торговельну площадку, і забезпечили можливість резервувати будь-який товар на будь-якому з складів, залишився останній крок. Залишилося тільки вселити впевненість в «уми продають», що зарезервований товар буде доставлений вчасно. Якщо бути точніше, нам залишилося збудувати транспортування товарів між відділами таким чином, щоб кожен співробітник, задіяний в процесі продажів, знав, що зарезервований товар без додаткових зусиль з його боку приїде до нього в магазин або безпосередньо до клієнта в установлений регламентом термін. Тут можна провести аналогії з доставкою піци і суші - якщо покупець сумнівається, що йому доставлять обід протягом обіцяного часу, він просто не буде робити замовлення. Аналогічно і в нашому випадку, якщо продавці-консультанти не будуть впевнені у своєчасній доставці резервів, вони не торгуватиме товаром з інших магазинів.

Тому необхідно встановити нормативи на транспортування товарів між відділами і доставку його клієнтам, і забезпечити їх чітке виконання.

висновок

Отже, підіб'ємо підсумок. Всі розуміють, що сьогодні необхідно переглядати асортиментну політику і змінювати складську логістику. Але не всі уявляють, як вирішити ці завдання. Один з можливих рецептів розглянуто в даній статті. Все, що потрібно, це зробити три невеликих кроку: створити єдиний електронний каталог товарів, створити систему резервування товарів, змінити транспортну логістику. В результаті буде побудована єдина торговельна площадка, куди увійдуть всі магазини і підрозділи компанії, а це дозволить знизити загальний рівень товарних запасів, не вдаючись до скорочення асортименту.
Нагадаємо, що матеріал даної статті не претендує на керівництво до дії, а викладені тут рекомендації слід розглядати стосовно особливостей конкретного підприємства. Але нам би хотілося, щоб ви, взявши лише ідею, викладену тут, змогли поглянути на можливості, що оточують вас, іншими очима і використовувати всі можливі ресурси, як внутрішні, так зовнішні, для того, щоб зробити вашу компанію краще і ефективніше. А адже це вже багато коштує, чи не так?

За матеріалами сайту http://consulting.1c.ru