Стоячого положення немає: організація або йде вперед, або відстає. Конкурентоспроможність організації безпосередньо залежить від ефективності використовуваних бізнес-процесів, від точності та прозорості їх побудови. У певний момент будь-яка компанія стикається з необхідністю реінжинірингу і вдосконалення своїх бізнес-процесів. Це може бути викликано як зовнішніми чинниками (загостренням конкуренції, зміною існуючих технологій, зростаючими вимогами клієнтів і т.д.), так і внутрішніми (зміною стратегії компанії, появою нових стратегічних цілей). В умовах постійно мінливого зовнішнього середовища постійне поліпшення діяльності стало філософією для компаній, що прагнуть ефективно працювати в середньостроковому, а тим більше в довгостроковому періоді.

Еволюція чи революція?

На практиці при оптимізації бізнес-процесів застосовуються дві основні методичні концепції - вдосконалення і реінжиніринг. Незважаючи на деяку схожість, у них є ряд принципових технологічних відмінностей. Головні з них - це суть змін, швидкість досягнення результату і обсяг робіт. Розглянемо найбільш значущі особливості цих концепцій, які необхідно враховувати при плануванні і реалізації проектів з підвищення ефективності бізнес-процесів.

Поняття реінжинірингу бізнес-процесів (Business Process Reengeneering) пов'язують з іменами М. Хаммера і Дж. Чампі, що визначили реінжиніринг як «фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів для досягнення істотних поліпшень в таких ключових для сучасного бізнесу показниках результативності, як витрати, якість , рівень обслуговування та оперативність ».

Одним з найбільш яскравих прикладів застосування концепції реінжинірингу і оптимізації бізнес-процесів
на практиці є досвід компанії Форд, проілюстрований в статті М. Хаммера. Чисельність відділу кредиторської заборгованості в кілька десятків разів перевершувала чисельність відповідного відділу компанії Mazda. Шлях поступового, нерадикального зміни ситуації за допомогою раціоналізації процесів і установки нових комп'ютерних систем міг дати тільки 20% економії. При цьому розмір відділу кредиторської заборгованості все одно залишався більш ніж в 5 разів більше, ніж в Mazda. Керівництво компанії Ford не міг влаштувати подібний результат. Усунення проблеми почали з проведення аналізу існуючих бізнес-процесів. Однією з функцій відділу було звірення копії документа, отриманого з відділу замовлення, копії документа на отримання з відділу вхідного контролю і рахунки від постачальника. За відповідності всіх документів один одному відділ кредиторської заборгованості швидко здійснював платіж. Проблеми виникали при розбіжностях в цих трьох документах. Виявилося, що велику і дуже істотну частину часу відділ кредиторської заборгованості витрачав на виявлення невідповідності цих документів і причин їх відмінностей. Замість того, щоб удосконалити існуючий процес (наприклад, за допомогою прискорення виявлення причин розбіжностей), керівництво вирішило змінити сам спосіб здійснення цих операцій. Стало зрозуміло, що потрібно позбутися від розбіжностей взагалі. Таким чином, була введена обробка без рахунків і зайвих копій шляхом введення інформації в єдину базу даних. Це допомогло компанії скоротити витрати не на плановані 20, а на 75% завдяки відсутності розбіжностей між фінансовим і матеріальним обліком.

Це явний приклад кардинального реінжинірингу і зміни бізнес-процесу. Реінжиніринг включає в себе виявлення старих правил і відмова від деяких з них на користь нових способів виконання роботи. Необхідно відзначити, що процес реінжинірингу вимагає індуктивного мислення, тобто потрібно спочатку знайти рішення, а потім виявити проблеми, які воно допоможе подолати, причому керівництво компанії може навіть не підозрювати про існування цих проблем.

Вдосконалення бізнес-процесів вважається «класичної» концепцією підвищення операційної ефективності бізнесу. Прикладом може служити делегування повноважень або пересування кордонів між підрозділами з метою підвищення ефективності діяльності, зменшення витрат і т.д. Цей підхід має на увазі детальне і системне розгляд існуючого процесу з метою пошуку можливих шляхів його вдосконалення або, якщо необхідно, кардинального перепроектування.

Щоб краще зрозуміти різницю між реинжинирингом і удосконаленням бізнес-

процесів, звернемося до робіт Тома Давенпорта, який виділяє наступні відмінності між ними:

Параметри Удосконалення Реінжиніринг Рівень змін Інкрементний
(Поступовий) Радикальний Початкова точка Існуючий Заново, з нуля Частота змін Безперервно / одноразово Одноразово Необхідний час Коротке Тривалий Напрямок Знизу вгору Зверху вниз Охоплення Вузький, на рівні функцій Широкий,
міжфункціональних Ризик Помірний Високий Основний засіб Статистичне управління Інформаційні технології

Питання про вибір того чи іншого шляху залишається відкритим для кожної компанії, так як універсального, єдиного рішення «для всіх» не існує.

На практиці при оптимізації своєї діяльності компанії застосовують як постійне вдосконалення, так і реінжиніринг процесів. Дані методи застосовуються на різних етапах життєвого циклу організації, або одночасно, але для окремих і різних бізнес-процесів.

Відповідна реакція або попередні заходи?

Іншими словами, коли і з якою періодичністю слід проводити роботи по вдосконаленню бізнес-процесів: до виникнення проблем або після?

Звичайно, превентивні заходи можуть дати певні передумови для успіху, але головним кроком на шляху до ефективності є проведення аудиту бізнес-процесу. В результаті цієї процедури отримуємо уявлення про поточний стан бізнес-процесів. Аудит допомагає оцінити бізнес-процеси з точки зору ефективності, керованості, функціональності, ступеня задоволеності клієнтів та ін. Періодичність проведення аудиту в кожній організації може бути різною, але важливо, щоб ці заходи носили систематичний характер, а в якості аудитора залучалися професіонали. Паралельно з аудитом можна провести бенчмаркінг, що дасть можливість оцінити побудову і роботу аналогічних процесів у конкурентів. Приймати рішення про необхідність оптимізації бізнес-процесів і періодичності даної процедури можна тільки за результатами проведеного аудиту.

Коли ж слід докорінно змінити процеси, а коли це ні до чого доброго не приведе? Наведемо кілька прикладів. Компанії варто переглянути свій спосіб ведення бізнесу, якщо на ринку з'являється гравець, який може надавати ту ж послугу, але значно швидше (час в даному випадку є критичним елементом для споживача). Або на зміну старій технології приходить нова, більш сучасна. Як правило, за статистикою, реінжиніринг проводиться кожні 5-7 років. Але не варто робити з реінжинірингу самоціль. Існує чимало прикладів, коли данина моді призвела до дуже плачевних результатів.

Вдосконалення бізнес-процесів слід проводити в ситуаціях, коли є можливість поступово поліпшити роботу в організації, не вдаючись до радикальних заходів. Оптимізацію потрібно розглядати не як разовий захід, а як безперервний управлінський процес, при якому бізнес-процеси удосконалюються в міру необхідності.

принципи оптимізації

Дуже часто проекти по оптимізації бізнес-процесів в організації представляють собою щось розпливчасте і не дуже наближене до реалій життя і конкретним виконавцям. Причини можуть бути найрізноманітніші, починаючи від неправильного розуміння ключових бізнес-процесів компанії і закінчуючи відсутністю реальних технологій їх оптимізації.

Щоб уникнути багатьох помилок, корисно знати кілька ключових принципів оптимізації бізнес-процесів:

1. Перед оптимізацією, існуючі бізнес-процеси повинні бути жорстко зафіксовані в формі моделі «як є».

2. Необхідно враховувати можливі наслідки, оцінювати недоліки і переваги рішень по оптимізації, адже поліпшення процесу за одним критерієм може привести до погіршення в іншому місці. Важливо робити обґрунтований вибір.

3. Слід враховувати природне можливий опір з боку безпосередніх виконавців і вжити заходів щодо попередження негативної реакції.

Грунтуючись на даних принципах, можна побудувати логіку проведення оптимізації. З методологічної точки зору оптимізація бізнес-процесів складається з наступних етапів:

1. Вивчення існуючих бізнес-процесів;

2. аналіз ефективності бізнес-процесів компанії;

3. побудова моделі «як є»;

4. проведення SWOT-аналізу;

5. вироблення рекомендацій щодо вдосконалення бізнес-процесів з урахуванням можливостей подальшої автоматизації;

6. побудова нової моделі «як треба» (як буде) і розробку плану її впровадження;

7. консультаційна підтримка змін.

Простота - запорука успіху або ефективне моделювання

Чи існують якісь вимоги до розроблюваної моделі? За яких умов моделювання буде ефективним? По-перше, модель повинна відображати інформацію про те, що ми маємо на «вході» і «виході» процесу. По-друге, повинна відображатися інформація про процедурах, з яких складається процес, про виконавців і результати діяльності. Також важливо, щоб модель містила інформацію про те, хто отримує і використовує результати. Модель повинна бути зрозуміла і проста для сприйняття. Інформація повинна бути структурована і представлена ​​в оптимальному обсязі.

За результатами проведеного моделювання можна приступати до оптимізації бізнес-процесів. Але перед цим необхідно відповісти на головне питання: кого і чому не влаштовує даний процес? Зрозуміло, що якщо немає проблеми, то нема чого її придумувати, і оптимізувати те, що не вимагає оптимізації. Якщо недоліки все ж існують, то потрібно вибрати і усунути ті, які дійсно можуть підвищити ефективність здійснення процесу.

Крім того, хотілося б відзначити, що оптимізація бізнес-процесів - це не модна тенденція, а реальний інструмент підвищення ефективності діяльності компанії, і, як будь-який інструмент, він вимагає професійного і грамотного підходу. Тому для максимальної ефективності проекту в компанії повинна бути сформована робоча група, в яку, найкраще ввести і зовнішніх консультантів і співробітників підприємства. Зовнішні консультанти можуть виконувати роль аудиторів і експертів, привносити в компанію нові ідеї, методи і технології управління, а власні співробітники - роль фахівців предметної області, а також безпосередньо власників процесів, що відповідають за оптимізується процес. Тільки такий грамотний підхід дозволяє домогтися найкращих результатів.

Чому важливо грамотно провести моделювання бізнес-процесів підприємства?

1. Моделювання бізнес-процесів дозволяє зрозуміти те, як працює підприємство в цілому, як воно взаємодіє з замовниками та постачальниками, а також те, як організована діяльність на кожному окремо взятому робочому місці.

2. Завдяки моделюванню бізнес-процесів компанія може реально збільшити ефективність своєї діяльності.

3. Моделювання бізнес-процесів - це засіб, що дозволяє передбачити і мінімізувати ризики.

4. Моделювання бізнес-процесів дозволяє дати вартісну оцінку кожному процесу в компанії окремо, і всім бізнес-процесам в сукупності.

5. Моделювання бізнес-процесів дає можливість виявити поточні проблеми в компанії.

Тобто завдяки моделі бізнес-процесів компанія - її керівництво та акціонери отримують чітке бачення всіх процесів в компанії, а також кінцевого результату діяльності.

Бібліографія:

1. Хаммер М., Чампі Дж. Реінжинірингкорпорації: Маніфест революції в бізнесі. Пер. з англ СПб. Видавництво Санкт-Петербурзького університету, 1997..

2. Davenport TH The fad that forgot people - http://www.fastcompany.com.

компанія R-Про Консалтинг , Що входить до складу IT Концерну R-Pro, спеціалізується на стратегічному, організаційному і IT консалтингу, займається моделюванням і реинжинирингом бізнес-процесів, оптимізацією управлінського обліку, ланцюжків поставок і логістичних процесів, побудовою IT стратегії, вдосконаленням бюджетного процесу, впровадженням КІС та ін.