1. Czym jest księgowość biznesowa?
2. Wskazówka od eksperta
3. Rachunek zysków i strat (P&L)
4. Bilans
5. Monitoruj przepływy pieniężne
6. Łatwiejsze przepływy pieniężne dzięki faktoringowi
7. Uwzględnij zobowiązanie podatkowe
8. Skonfiguruj plan kont
9. Jak zarządzać listą płac
10. Czy wiedziałeś?
11. Użyj pakietu oprogramowania w chmurze
12. Zatrudnij księgowego na pół etatu
13. Dokonuj dokładnych prognoz przychodów
14. Skonfiguruj kluczowe parametry
15. Uzyskaj obraz swojej firmy za pomocą pulpitu nawigacyjnego
16. Przykład pulpitu nawigacyjnego

Czym jest księgowość biznesowa?

Rachunkowość to po prostu sposób śledzenia, monitorowania i zarządzania każdą transakcją lub wydarzeniem finansowym. To „puls” Twojej firmy.

Krótko mówiąc, daje kontrolę nad firmą. W każdej chwili będziesz mieć uchwyt na:

• Należności - pieniądze, które przychodzą do firmy i są jej należne
• Zobowiązania - pieniądze, które jesteście winni, to wyjście z firmy

Każdego miesiąca powinieneś przygotować minimum dwa dokumenty:

• Rachunek zysków i strat
• Bilans

Wskazówka od eksperta

„Jeśli zamierzasz założyć system księgowy po raz pierwszy, wykasuj kilka dolców i pociągnij za sobą CPA. Doradzi ci w sprawie niezbędnych kont. W ten sposób możesz mieć pewność, że zrobi to we właściwy sposób, a system będzie rozwijał się wraz z Twoją firmą. Pamiętaj - rób to, co robisz najlepiej i wykorzystuj ekspertów, aby robić to, co robią najlepiej ”.

- Gene Marks , CPA i właściciel firmy

Rachunek zysków i strat (P&L)

Zwykle rachunek zysków i strat opiera się na zasadzie memoriałowej. Oznacza to, że każde miesięczne zestawienie zysków i strat odzwierciedla to, co sprzedałeś, a nie to, co faktycznie otrzymałeś. To jest dokładniejsze odzwierciedlenie Twojej aktywności. Wygładza zmienność, kiedy Twoi klienci mogą faktycznie płacić. To proste zestawienie na koniec miesiąca pokazuje przychody sprzedane w poprzednim miesiącu oraz poniesione wydatki. Różnica daje zysk lub stratę za ten miesiąc.

Bilans

Tutaj możesz zobaczyć stan finansowy swojej firmy. Obejmujesz:

• Aktywa - posiadane środki pieniężne plus należności z tytułu prowadzonej działalności
• Zobowiązania - to, co jesteś winien, w tym spłaty pożyczek i rachunki do zapłaty
• Kapitał własny - aktywa netto pomniejszone o zobowiązania netto

Monitoruj przepływy pieniężne

Trzecim czynnikiem, który należy rozważyć, jest przepływ gotówki, który mówi, KIEDY pieniądze przychodzą lub wychodzą z firmy.

• Należności - jeśli bierzesz gotówkę na sprzedaż, jest tam. Jeśli fakturujesz klientów, możesz czekać 30, 60 lub 90 dni na otrzymanie płatności.
• Zobowiązania - musisz wiedzieć, kiedy przypadają przyszłe spłaty kredytu lub rachunki za dostawy. Twoi dostawcy mogą dać 30-dniowy kredyt lub więcej.

Rachunek przepływów pieniężnych różni się od miesięcznego rachunku zysków i strat. Daje jasny i prawdziwy obraz zdrowia Twojej firmy.

Możesz mieć na pozór dobry interes na papierze, ale to nic nie znaczy, jeśli do banku nie wpływają pieniądze. Jeśli sprzedajesz bardzo dużo jednemu klientowi i spóźniają się ze swoimi płatnościami, Twój rachunek zysków i strat może wyglądać dobrze, ale rachunek przepływów pieniężnych może nie. Jest to kluczowy monitor rentowności Twojej firmy.

Zasada nr 1: Nigdy nie trać pieniędzy. Zasada nr 2: Nigdy nie zapominaj o zasadzie nr 1. Warren Buffett, amerykański inwestor

Łatwiejsze przepływy pieniężne dzięki faktoringowi

Jednym ze sposobów na poprawę przepływu gotówki jest uwzględnienie faktur. Faktoring to po prostu rodzaj pożyczki, która jest zabezpieczona zaległymi fakturami. Na przykład bank lub komercyjna firma pożyczkowa może uznać, że masz 250 000 USD należności. Mogą zgodzić się na udzielenie pożyczki w wysokości do pewnego procentu - powiedzmy 80% lub 200 000 USD - swoich całkowitych należności. Pożyczkodawca może wziąć odpowiedzialność za zbieranie na tych fakturach. Dadzą ci linię kredytu do tej kwoty, o ile nie przekroczy 80%. W zamian za tę pożyczkę otrzymają opłatę podobną do odsetek od standardowego kredytu bankowego. Jednak upewnij się, że rozumiesz, jakie będą Twoje rzeczywiste koszty, ponieważ opłaty faktoringowe mogą być wysokie.

Mogą preferować zbieranie od wysokiej jakości klientów biznesowych, gdzie liczba kont jest mniejsza, a wartości faktur są wyższe niż sprzedaż konsumentom.

Sprawdź dokładnie warunki i poproś prawnika o poradę, jeśli masz jakiekolwiek pytania.

Uwzględnij zobowiązanie podatkowe

Jak wyjaśniliśmy w rozdziale dotyczącym kwestii prawnych, zobowiązania podatkowe mogą zależeć od osoby lub firmy, w zależności od struktury.

Sprawdź w IRS i swoim księgowym swój status i wymogi dotyczące sprawozdawczości podatkowej.

Skonfiguruj plan kont

Najprostszym sposobem rejestrowania i śledzenia transakcji jest skonfigurowanie planu kont:

• Utwórz arkusz kalkulacyjny lub skorzystaj z usługi online lub pakietu oprogramowania, takiego jak Quickbooks. Zdecydowanie zalecamy przejście na trasę oprogramowania. Posiadają usługę „opartą na chmurze”, w której możesz zapłacić przystępną opłatę miesięczną.
• Przydziel oddzielne transakcje do odpowiadającej im kategorii przychodów lub kosztów. Reklamy na Facebooku są zapisywane w „Marketing”, rachunek za telefon komórkowy w „Telecom” i tak dalej.
• Wprowadzaj transakcje codziennie lub co tydzień.

Aby uzyskać dochód , pokaż różne strumienie przychodów dla produktów, usług i innych źródeł przychodów, aby móc porównać sprzedaż w każdej kategorii.

Na wydatki składają się takie pozycje, jak czynsz, płace i podatki, marketing, ubezpieczenia i usługi profesjonalne.

Jak zarządzać listą płac

Lista płac może być jednym z bardziej wymagających obszarów do śledzenia i zarządzania ze względu na zmienne dla każdego pracownika i wymogi dotyczące zgłaszania zobowiązań podatkowych.

Dla każdego pracownika należy odliczyć wszystkie odpowiednie podatki pracodawcy i pracownika. W zależności od wielkości firmy i innych czynników, będziesz musiał przekazać te kwoty zarówno rządowi federalnemu, jak i agencji państwowej. W niektórych przypadkach może być konieczne zgłoszenie się do wielu stanów.

Lista płac może być czasochłonna i odwracać uwagę od prowadzenia firmy. Ponownie, tutaj stanowczo zalecamy korzystanie z usług dostawcy płac, takich jak Paychex . Będą wpłacać wynagrodzenia bezpośrednio na konta bankowe pracowników, dokonywać wszelkich niezbędnych przelewów do rządu i obsługiwać wszystkie zgłoszenia.

WSKAZÓWKA - Jeśli wykonujesz dwie lub więcej pensji miesięcznie, możesz obniżyć koszty, uruchamiając miesięczne lub zastępcze listy płac. Ale jeśli masz pracowników, którzy polegają na tygodniowej wypłacie, może to nie być praktyczne.

Czy wiedziałeś?

JP Morgan, po ukończeniu szkoły, otrzymał pierwszą pracę na Wall Street jako młodszy księgowy. Pięć lat później założył własną firmę.
-Colorado Society of CPAs

Użyj pakietu oprogramowania w chmurze

Aby uprościć swoje zadania związane z księgowością, zdobądź system księgowy Software as a Service (SaaS), taki jak QuickBooks. Są niedrogie, łatwe w użyciu i zapewniają wszystkie możliwości nagrywania, raportowania i analizowania transakcji.

Zatrudnij księgowego na pół etatu

Możesz także zwolnić swój czas, wynajmując księgowego w niepełnym wymiarze godzin kilka godzin w tygodniu, aby dbać o swoje regularne konta. Księgowy może używać systemu SaaS do wprowadzania danych, uruchamiania raportów i pracy z dostawcami płac i innymi organizacjami zewnętrznymi.

Nie używaj biegłego księgowego do codziennej pracy. Kosztują więcej niż księgowi - oszczędzają swoje usługi na kontach rocznych, zeznaniach podatkowych lub gdy potrzebujesz porady.

Dokonuj dokładnych prognoz przychodów

Jasne jest, że musisz rejestrować wszystkie te transakcje, ale co zamierzasz zrobić z tymi informacjami. Dzięki zrozumieniu i analizie danych można uzyskać jasny obraz działań firmy.

Omówiliśmy prognozy przychodów wcześniej w tym przewodniku. Upewnij się, że masz dokładne i realistyczne dane na najbliższe miesiące, kwartały i lata.

Skonfiguruj kluczowe parametry

Prognozy przychodów to tylko jeden ze sposobów na określenie, czy Twoja firma się rozwija. Czy wiesz?:

• Ile osób odwiedza Twoją witrynę
• Twoja średnia wartość sprzedaży
• Koszt twoich towarów
• Ilu klientów masz każdego dnia
• Koszt pozyskania nowego klienta
• Twój średni miesięczny zysk lub strata

Te informacje mają kluczowe znaczenie dla zdrowia Twojej firmy. Pomaga podejmować świadome decyzje, dzięki czemu można obniżyć koszty, zwiększyć sprzedaż i rozwijać firmę.

Zrób listę wskaźników, które są najważniejsze dla Twojej firmy. Są one często określane jako kluczowe wskaźniki wydajności (KPI).

Marża brutto jest jednym z najważniejszych pomiarów. Wskazuje, ile pieniędzy pozostało po odjęciu wszystkich powiązanych kosztów w celu stworzenia sprzedaży Twojego produktu lub usługi.

Jeśli dochód wynosi 60 000 USD miesięcznie, a koszt towarów wynosi 30 000 USD, marża brutto wynosi 50%. To zdrowa postać. Jeśli spadnie do 10 lub 20%, możesz mieć problemy, ponieważ może być za mało pieniędzy na marketing i działalność firmy, nie mówiąc już o zyskach.

Miej oko na te wskaźniki i porównuj je z benchmarkami swojej branży. Wskaźniki będą się różnić w przypadku firm detalicznych, produkcyjnych lub internetowych.

Zmierz to, co jest istotne dla Twojej firmy i śledź je regularnie. Upewnij się, że nie zostaniesz pochłonięty przez „over tracking”. Zamiast tego utwórz procedurę dla raportów miesięcznych, kwartalnych i rocznych.

Uzyskaj obraz swojej firmy za pomocą pulpitu nawigacyjnego

Jednym ze sposobów uzyskania wszechstronnego obrazu Twojej firmy i zaoszczędzenia cennego czasu jest skorzystanie z pulpitu nawigacyjnego. Jest to użyteczna i wizualna reprezentacja kluczowych wskaźników wydajności Twojej firmy.

Ten typ modułu można zwykle znaleźć w popularnych pakietach oprogramowania księgowego. Poniżej znajduje się przykład pulpitu QuickBooks Online Plus.

Przykład pulpitu nawigacyjnego